Как автоматизировать закупки

FactoryFinder – это онлайн-платформа, которая автоматизирует процесс закупок, экономит время и деньги заказчиков. Сервис предоставляет возможность менеджерам отдела закупок найти новых поставщиков, собрать информацию в короткие сроки, проанализировать ее и выбрать подходящий вариант для сотрудничества. О том, что из себя представляет проект и как зародилась идея его создания, рассказал основатель компании Алексей Соломатин.

Идея создания сервиса
Алексей Соломатин родился в 1987 году, закончил ИТМО. Обучался на факультете безопасности информационных технологий, где защитил диссертацию и стал кандидатом технических наук. С 2007 года начал работать в сфере производства, хорошо изучил процесс закупок, особенности переговоров и оформления сделок на собственном опыте. Однажды во время разговора с партнером по бизнесу предприниматель затронул тему сложности и длительности поиска поставщиков и производителей. Коллеги пришли к выводу, что в области не хватает автоматизации рутинных задач, удобной сортировки информации и ее анализа.
Дело в том, что ответственный подход к закупкам требует много времени и усилий. Сначала менеджеры находят потенциальных поставщиков, затем рассылают запросы на товар или услугу, ждут ответа, собирают полученные предложения, выбирают оптимальный и выгодный для компании вариант. Это процесс при добросовестном отношении может занимать до 3 недель и больше. Чаще всего сотрудники отдела закупок выполняют работу быстро: сотрудничают с привычными и постоянными поставщиками, не зная реальной рыночной ситуации в конкретной отрасли, или соглашаются на первые предложения, не тратя время на поиск более выгодных вариантов. Оказалось, такая ситуация происходит не только в фирме партнера по бизнесу. Предприниматели пообщались с представителями других компаний и убедились в том, что проблемы в работе отдела по закупкам есть почти у всех. Тогда и возникла идея создать онлайн-сервис, связывающий заказчиков с поставщиками и производителями, и сделать их поиск быстрым и удобным.
Реализация проекта и вложения
Сначала Алексей стал искать сервисы, аналогичные его задумке, но все они решали либо точечные задачи, либо были узконаправленными и относились к конкретной отрасли. Чтобы автоматизировать процессы поиска поставщиков, многие компании используют CRM – программу, которая позволяет вести переговоры со своей базой, но при этом менеджеры вынуждены проводить большую часть работы по сортировке предложений и их анализу. Тендерные и b2b-площадки неудобны для заказчиков тем, что устанавливают ряд ограничений. Алексея интересовал комплексный подход – систематизация информации, быстрота ее обработки, удобство пользования, решение всех задач: от выбора подходящего поставщика до оформления сделки.
В марте 2016 года был запущен онлайн-сервис FactoryFinder. Сначала было проведено тестирование работы платформы с небольшим числом пользователей и исправлены недочеты, затем команда проекта сосредоточилась на формировании базы клиентов. К концу апреля сервис уже работал в качестве платной услуги. В проект было вложено несколько миллионов рублей – собственные средства основателя Алексея Соломатина. Деньги ушли не только на создание платформы, но и на оплату работы колл-центра, менеджеров по сбору информации. Изначально для формирования базы FactoryFinder основной целью были компании-поставщики и производители, у которых брали контактную информацию. Затем нового поставщика добавляли на сайт в качестве исполнителя. Через некоторое время команда проекта пришла к выводу, что стоит сфокусировать внимание на заказчиках: именно они заинтересованы в том, чтобы сократить время на поиски выгодных предложений, и готовы платить за это деньги. Новый подход помог выстроить более эффективную работу и направить активные действия на правильную аудиторию.
Как устроен сервис
FactoryFinder представляет собой интернет-платформу, на которой зарегистрированы поставщики и заказчики. Для работы не требуется установка дополнительных программ и расширений. Чтобы пользоваться услугами, заказчику необходимо зарегистрировать на сайте личный кабинет. Через него можно оформить заявку на поставку, производство или услугу. В специальной форме указываются необходимые параметры: наименование, количество, категория, адрес доставки. Затем программой проверяется корректность введенных данных. Если требуется уточнение, с заказчиком связываются менеджеры. После проверки, которая занимает максимум 30 минут, зарегистрированные на сайте поставщики соответствующей сферы деятельности получают на почту запрос и могут ответить на предложение. Для этого нужно перейти на заявку, установить цену за каждую позицию. В течение 2-3 часов система формирует отчет на основании всех поступивших предложений, который можно посмотреть в личном кабинете и выбрать поставщика, условия сотрудничества с которым подходят оптимально.
При стандартной схеме работы заказчики требуют у производителей выставление счета, который может быть потом отменен. В сервисе этого не требуется: счет выставляется только после того, как заказчик выберет исполнителя. Стоимость пользования сервисом для заказчиков составляет 7000 рублей в месяц при неограниченном числе заказов. Премиум-пакет стоит 12 000 рублей в месяц и предполагает закрепление персонального менеджера, который проводит анализ рынка и предоставляет по каждому заказу оптимальные решения. Все поставщики, которые зарегистрированы на сайте, проходят проверку и являются юридически чистыми. Также рассчитывается рейтинг их надежности на основании результатов аудита по многим параметрам.
Особенности проекта
Сервис FactoryFinder упрощает клиентам поиск новых поставщиков: сбор информации по ним происходит в автоматическом режиме, не занимая много времени. В результате заказчик получает выгодное для бизнеса решение. По сравнению со стандартными подходами к процессу закупок этот способ позволяет сэкономить компании от 20% до 45%. Выше всего показатели в сфере полиграфических услуг и 3D-печати. Если традиционное оформление сделок занимает много времени и может растянуться на несколько дней, то сервис позволяет получить первые предложения в течение получаса. При обработке информации исключается человеческий фактор и появление ошибок в результате ручного заполнения позиций. Все проведенные сделки доступны для просмотра в личном кабинете. Благодаря этой информации можно отслеживать, какие поставщики по каким ценам продавали компании товар год назад. Система является прозрачной, так как все цены на сервисы выставляются за единицу продукции, и поставщик не может установить другие показатели. От исполнителей скрыты контактные данные заказчика, что исключает давление и попытки связаться с ним вне платформы. Клиент сам выбирает понравившегося поставщика, и только после одобрения заявки поставщик получает необходимую информацию для связи с закупщиком.
На текущий момент с сервисом сотрудничает более 12 000 компаний. Сначала проект «обкатывался» в России, затем география стала расширяться. Команда специалистов, которая общалась с потенциальными клиентами на разных языках, с помощью холодного обзвона сумела привлечь компании из стран СНГ, Азии, США и Европы. Такая необходимость связана с тем, что некоторая продукция производится только за границей, и для ее заказа необходимо обращаться к иностранным компаниям. Сейчас многие поставщики самостоятельно выходят на FactoryFinder, узнают о нем из новостей, СМИ и платных рекламных каналов, но команда проекта по-прежнему прибегает к услугам колл-центров, чтобы осуществлять исходящие звонки и привлекать новых клиентов.
Основные направления работы – металлопрокат, стройматериалы, электронные компоненты, 3D-печать, полиграфия и литье. Сейчас представительства компании есть в Санкт-Петербурге, Таллине и Берлине. А сам Алексей Соломатин проживает в США, где также занимается другими проектами, и бывает в России 4 месяца в году, решая бизнес-задачи, которые требуют его присутствия. Большая часть средств тратится на аренду офисов, IT-инфраструктуру и заработную плату сотрудникам.
Команда проекта и планы на будущее
Сейчас в штате компании FactoryFinder работает 12 человек – разработчики, программисты, а также директор по развитию. Остальные специалисты привлекаются для решения конкретных задач. Компания стала резидентом Технопарка Университета ИТМО и принимает активное участие в предпринимательской деятельности учебного заведения. Основные клиенты FactoryFinder – представители малого и среднего бизнеса, небольшие компании, занимающиеся производством или сборкой. Они заинтересованы в том, чтобы иметь бесперебойную поставку и закупать материалы по низкой себестоимости. Компания приветствует сотрудничество с производителями узких категорий, так как они способствуют развитию новых направлений поставки.
В планах компании – совершенствовать и оптимизировать работу платформы, добавлять функции, а также выходить на новые отраслевые категории и международный рынок.
Автор: Кристина Фирсова
Источник
Автор: rina